出欠表を他人に書き換えられないようにする方法

回答を書き換えられないようにするには？

回答時に編集キーを発行し、そのキーを持つ本人だけが編集できる方式のツールを選びます。アカウント登録は不要なまま、他人の行に触れない状態を作れます。

出欠表タイプのツールは見た目が似ていても、編集権限の設計だけが大きく違います。ここを確認せずに使うと、参加者が増えたときに事故が起きます。

なぜ上書き事故が起きるのですか？

回答者を識別する仕組みが無いツールでは、表全体が誰にでも編集できる状態になっているためです。悪意が無くても、同姓の参加者が自分の行と勘違いして書き換えてしまいます。

参加者が10人を超えると、画面が横に伸びて自分の列を見失いやすくなります。スマートフォンでは特に起きやすく、「気づいたら◯が✕になっていた」という形で表面化します。変更履歴を持たない設計が一般的なので、誰がいつ変えたのかも分かりません。

2つの方式の違い

「全員が編集できる」方式は少人数で融通が利き、「本人だけが編集できる」方式は人数が増えても壊れません。参加者が10人を超えるなら後者を選びます。

同じ名前の人がいるときはどうしますか？

表示名に所属や下の名前まで入れてもらい、本人だけが編集できる方式を選びます。全員が編集できる方式では、同姓の人が自分の行だと思い込んで他人の回答を書き換える事故が最も多く起きます。

上書き事故のほとんどは悪意ではなく取り違えです。「佐藤」が2人いる表で、あとから開いた佐藤さんが先にある行を自分のものだと思って直す、という形で起きます。依頼文に「名前は『佐藤（営業）』のように入れてください」と1行足すだけで、取り違えの大半は防げます。

本人限定の方式では、名前が同じでも行は回答した端末ごとに別々に扱われます。表示名が重なっていても、互いの行を編集することはできません。

使う前にどう確認しますか？

自分でテスト用のイベントを作り、回答を2件入れてから、片方の回答を別のブラウザで編集できるか試します。編集できてしまうなら、全員が書き換えられる方式です。

シークレットウィンドウを使うと、別の参加者としてアクセスした状態を再現できます。1分で確認できるので、大人数の会で使う前には試しておく価値があります。

本人限定にすると不便になりませんか？

ひとつだけ制約があります。編集キーは回答した端末のブラウザに保存されるため、別の端末から自分の回答を編集できません。ブラウザのデータを消した場合も同じです。

そのため、幹事は代理で修正できる設計になっているかを確認してください。会う日では幹事キーを持つ作成者が全員の回答を編集できるので、「スマホを機種変更して編集できなくなった」という相談にも対応できます。

回答が書き換えられた・消えたと気づいたらどうしますか？

確定する前に、全員へ「自分の回答が合っているか確認してください」と依頼します。変更履歴を持たないツールでは元に戻せないため、本人に入れ直してもらう以外に確実な方法がありません。

1件見つかったときは、気づかれていない書き換えがほかにもあると考えるほうが安全です。確認の依頼には締切を付け、返事が無い人には個別に聞きます。そのうえで、次回からは本人だけが編集できる方式に切り替えます。

そもそもURLを知られたくない場合は？

閲覧パスコードを設定します。URLを知っていてもパスコードを入力しないと開けなくなります。ただし全員に入力の手間が増えるため、回答率は下がります。

URLとパスコードを同じメッセージに並べて送ると効果が薄れます。別の手段で伝えてください。

こういう場合はどうする

よくある質問

出欠表の回答が他人に書き換えられるのはなぜですか？

回答者を識別する仕組みを持たないツールでは、URLを知っている人が全員分の行を編集できる設計になっているためです。悪意が無くても、同姓の参加者が自分の行と勘違いして上書きする事故が起きます。

本人だけが編集できるようにするにはどうしますか？

回答時に編集キーを発行し、そのキーを持つ端末からのみ編集を許可する方式のツールを選びます。アカウント登録は不要なまま、本人に限定できます。

同じ名前の参加者がいるときはどうすればよいですか？

表示名に所属や下の名前まで入れてもらいます。そのうえで本人だけが編集できる方式を選べば、名前が同じでも行は別々に管理され、互いの回答を書き換えることはできません。

書き換えられてしまった回答は元に戻せますか？

多くのツールでは戻せません。変更履歴を持たない設計が一般的なためです。起きてから対処するより、起きない方式を最初に選ぶほうが確実です。

登録不要方式そのものの性質は登録不要で日程調整する方法に、ツールの選び方は日程調整ツールの選び方にまとめています。