歓送迎会の日程調整と幹事の段取り

歓送迎会の日程はどう決めますか？

主賓の都合を先に確認し、主賓が参加できる日だけを候補として全体に出します。全員に一斉に聞いてから主賓の予定を確認すると、多数決の結果をやり直すことになります。

歓送迎会がほかの飲み会と違うのは、いないと成立しない人がはっきりしている点です。ここを起点に組み立てると迷いません。

主賓のいない年末の会は進め方が変わります。忘年会の日程調整のやり方を参照してください。

幹事がやることの順番

1. 1主賓の都合を確認

   候補日3〜5件を先に本人へ。ここを飛ばすと調整をやり直すことになる

2. 2全体へ候補日を共有

   主賓が参加できる日だけを出す。締切は3〜5日後

3. 3確定して店を予約

   主賓の苦手な食べ物と、個室・座敷の希望を確認してから押さえる

4. 4会費と集金方法を告知

   主賓の扱い（無料・割引）を明示する。当日集金か事前送金かも書く

5. 5挨拶と進行を依頼

   開会・乾杯・締めの3役を事前に頼む。当日その場で振らない

歓送迎会の準備と日程調整はいつから始めますか？

開催の3〜4週間前に、主賓への日程確認から始めます。異動が集中する3〜4月は店が埋まりやすいので、内示が出た時点で動きます。主賓の最終出社日や着任日が確定していることが前提です。

当日・翌日までを含めた一覧は幹事チェックリストにまとめています。

歓迎会・送別会はいつ開くのが適切ですか？

歓迎会は入社・異動から2〜4週間後、送別会は最終出社日の1〜2週間前が目安です。最終日当日は本人の挨拶回りや片付けが重なるため避けます。

主賓にはどうやって日程を聞けばよいですか？

候補日を3〜5件に絞って、直接またはメッセージで個別に聞きます。「いつがいいですか」と空欄で聞くと主賓が遠慮して答えにくくなります。全体の出欠表に主賓を混ぜて聞くのは避けます。

〇〇さんの送別会を開きたいと考えています。
次の中でご都合の悪い日があれば教えてください。

・〇/〇（〇）19:00〜
・〇/〇（〇）19:00〜
・〇/〇（〇）19:00〜

大丈夫な日の中から、皆さんの都合を聞いて決めます。
苦手な食べ物があれば、あわせて教えてください。

「都合の悪い日」を聞くのが要点です。主賓に1日を選ばせないことで、本人の負担が減り、全体に出せる候補も多く残ります。歓迎会の場合は冒頭の1行を「〇〇さんの歓迎会を」に差し替えてください。

参加者にはどう案内すればよいですか？

主賓が参加できる日だけを候補にした出欠表のURLと、締切を送ります。主賓がすでに了承している日であることを書いておくと、あとから候補の追加を求められることがなくなります。

〇〇さんの送別会を開きます。
下のURLから、参加できる日に○△✕を付けてください。登録なし・1分で終わります。

〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

候補はすべて〇〇さんのご都合を確認済みです。
〇/〇（〇）までにお願いします。いちばん人数が多い日に決めて連絡します。

メールで送る場合の文例は日程調整の依頼メール文例集に、未回答の人への声のかけ方は催促・リマインドの文例集にあります。

主賓の都合と参加者の都合が合わないときは？

主賓が参加できる日を優先し、その中で人数が最も多い日に決めます。主賓のいない歓送迎会は成立しません。参加できない人には、ランチや少人数の会など別の機会を案内します。

上長の出席が欠かせない会では、主賓の次に上長の都合を確認してから全体に出します。会う日では候補ごとの人数が自動で集計されるので、主賓が参加できる日の中でどこが最多かをその場で判断できます。

会費はどう扱いますか？

主賓を無料または割引にし、その分を参加者で分けます。金額は「ひとり5,000円、主賓は無料」のように、集める前に明示します。あとから追加徴収するのが最も揉めます。

役職で金額を変える場合も、事前に伝えておけば問題になりません。実際の割り勘計算は割り勘計算ツールが使えます。

主賓の苦手な食べ物はどう確認しますか？

店を予約する前に本人へ直接聞きます。歓送迎会はコース料理になることが多く、当日に判明しても変更がききません。参加者全体の確認は出欠と同じ画面でまとめて取れます。

聞き方は飲み会の店と予算の決め方にまとめています。主賓には選択式ではなく口頭で確認するのが確実です。

こういう場合はどうする

よくある質問

歓送迎会の日程は誰に先に確認しますか？

主賓です。主賓が参加できない日を候補に入れてしまうと、多数決で選ばれたあとに調整をやり直すことになります。主賓に3〜5件の候補を先に見てもらい、通った日だけを全体に出します。

歓迎会はいつ開くのがよいですか？

入社・異動から2〜4週間後が目安です。初日直後は本人の負担が大きく、1か月を過ぎると「歓迎」の意味が薄れます。送別会は最終出社日の1〜2週間前に開きます。

歓送迎会の日程調整はいつから始めればよいですか？

開催の3〜4週間前です。まず主賓に候補日を確認し、その2〜3日後に全体へ共有します。異動が集中する3〜4月は店が埋まりやすいため、内示が出た時点で動きはじめます。

主賓の都合と参加者の都合が合わないときはどうしますか？

主賓が参加できる日を優先します。主賓のいない歓送迎会は成立しないためです。主賓が参加できる日の中で人数が最も多い日を選び、参加できない人には別の機会を案内します。

会費はどう決めればよいですか？

主賓は無料または割引にし、その分を参加者で分けるのが一般的です。端数が出るので、事前に「ひとり5,000円、主賓は無料」のように金額を明示してから集めます。

当日までの持ち物と進行は幹事チェックリストに、案内文は依頼メール文例集にまとめています。