忘年会の日程調整のやり方

忘年会の日程調整はどう進めればよいですか？

10月下旬〜11月上旬に候補日を5〜7件出し、3〜5日後を締切にして、最も人数が多い日に決めます。11月中旬までに確定させれば、12月の金曜でも店を選べます。

忘年会がふだんの飲み会と違うのは、参加者の予定と店の空きが同時に埋まっていく点です。日程調整が1週間遅れると、合う日が減るうえに店の選択肢も減ります。段取りの中でいちばん効くのは、始める時期を早めることです。

候補日がもう決まっているなら、登録なしで出欠表をつくると、URL を送るだけで回答が集まります。

忘年会の日程調整はいつから始めますか？

10月下旬〜11月上旬です。12月の金曜夜は11月中に予約が埋まる店が多いため、11月中旬までに日程を確定させます。20人を超える会は、さらに2週間ほど前倒しにします。

すでに11月下旬や12月に入っている場合は、候補を金曜以外に広げるか、後述のとおり新年会に切り替えます。当日までの段取り全体は幹事チェックリストにまとめています。

候補日はどの曜日・時期から選べばよいですか？

12月第2・第3週の金曜を軸に、木曜と週の前半、11月最終週を混ぜて5〜7件にします。金曜だけに絞ると、他の忘年会と重なる人が出て全員が合う日が無くなります。

候補日には「12/11（金）19:00〜21:00」のように開始と終了の時刻まで書きます。12月は同じ日に予定を2つ入れる人がいるため、終了時刻が分からないと△が増えます。時間帯ごとの向き不向きは飲み会の日程調整のやり方に表でまとめています。

締切はいつに設定しますか？

共有した日から3〜5日後です。忘年会は店の予約期限が先に来るため、「全員の回答がそろうまで待つ」をやめ、締切の時点で最も人数が多い日に決めると先に伝えておきます。

今年の忘年会の日程を決めたいです。
下のURLから、参加できる日に○△✕を付けてください。登録なし・1分で終わります。

〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

〇/〇（〇）までにお願いします。
12月は店が早く埋まるので、締切の時点でいちばん人数が多い日に決めて予約します。

締切の2〜3日前に、未回答の人だけへ個別に声をかけます。そのまま使える文面は催促・リマインドの文例集に、メールで依頼する場合の文例は日程調整の依頼メール文例集にあります。

忘年会の日程が決まらないときはどうしますか？

候補日を足すのではなく、締切の時点で最も人数が多い日に決めます。12月は日が進むほど全員の予定が埋まるため、待っても合う日は増えません。部署の会なら上長が参加できる日を優先します。

それでも人数が集まらないときは、会の形を変えます。

• 昼の開催にする — ランチ忘年会は夜の予定と重ならず、子育て中の人やお酒を飲まない人も参加しやすい
• 時間を2時間に区切る — 終了時刻が決まっていると、同じ日に別の予定がある人も参加できる
• 新年会に切り替える — 1月第2〜3週は店も予定も空いている。12月に無理に詰め込むより参加率が上がる

年明けに開く場合の時期と段取りは新年会の日程調整のやり方にまとめています。

日程と一緒に聞いておくことは？

料理のジャンル、ひとりの予算、食べられないものの3点です。日程が決まってから別に聞くと連絡が1往復増え、その間に店が埋まります。日程と同じ画面で選択式にして聞くのが最短です。

会う日では、出欠と同じ画面に店・予算・食べられないものの設問をテンプレートから追加できます（回答は任意）。候補の絞り方は飲み会の店と予算の決め方にまとめています。

日程が決まったあとは何をしますか？

その日のうちに店を予約し、日時・店・会費・集合方法を1通で告知します。12月は予定の変更が多いので、1週間前に出欠をもう一度確認し、前日に人数を店へ連絡します。

会う日で日程を確定すると、告知文と Google カレンダー登録リンク・.ics ファイルが自動で作られます。主賓のいる送別を兼ねる場合は、候補日を出す前に主賓の都合を押さえます。手順は歓送迎会の日程調整と幹事の段取りを参照してください。

こういう場合はどうする

よくある質問

忘年会の日程調整はいつから始めればよいですか？

10月下旬〜11月上旬です。12月の金曜夜は11月中に予約が埋まる店が多いため、11月中旬までに日程を確定させて店を押さえます。20人を超える会は、さらに2週間ほど前倒しにします。

忘年会の候補日は何件出せばよいですか？

5〜7件です。12月の金曜だけに絞ると他の予定と重なる人が増えるため、11月最終週から12月第3週までの範囲で、木曜や週の前半も混ぜて出します。

忘年会の日程が全員合わないときはどうしますか？

締切の時点で参加できる人が最も多い日に決めます。12月は全員の予定が埋まっていくため、待つほど合う日が減ります。どうしても合わない場合は、1月の新年会に切り替えるほうが早く決まります。