新年会の日程調整のやり方

新年会の日程調整はどう進めればよいですか？

12月上旬〜中旬に、1月第2〜4週の候補日を5〜7件出します。締切は仕事納めの前に置き、年内に確定させて店を予約します。年明けに日時をもう一度告知するところまでが段取りです。

新年会がふだんの飲み会と違うのは、日程調整の途中に年末年始の休みが挟まる点です。休みの間は連絡が読まれず、決めたことも忘れられます。締切を休みの前に置くことと、年明けに再告知することの2つで、この問題はほぼ解消します。

候補日がもう決まっているなら、登録なしで出欠表をつくると、URL を送るだけで回答が集まります。

新年会はいつまでに開けばよいですか？

1月中が目安です。仕事始めの週は業務が重なるため、1月第2〜4週に開く会が多くなります。2月に入る場合は、新年会ではなく懇親会や決起会として案内すると違和感がありません。

候補日には「1/15（金）19:00〜21:00」のように開始と終了の時刻まで書きます。曜日と時間帯の向き不向きは飲み会の日程調整のやり方に表でまとめています。

新年会の日程調整はいつから始めますか？

12月上旬〜中旬です。年末の休みに入ると回答が止まるため、仕事納めの前に締切を置いて年内に確定させます。忘年会と時期が重なるので、忘年会の案内とは別の連絡として送ります。

当日までの段取り全体は幹事チェックリストにまとめています。

年が明けてから日程調整を始めても間に合いますか？

間に合います。仕事始めの日に候補日を出し、締切を2〜3日後にして、開催を1月第3〜4週に置きます。1月は12月ほど店が混まないため、開催の1〜2週間前の予約でも選択肢が残っています。

年明けから始めるときは、締切をふだんより短くします。休み明けは全員が予定表を見直している時期なので、回答はむしろ早く返ってきます。逆に締切を1週間以上先にすると、開催が2月にずれ込みます。

年末年始をまたぐとき、締切はどう置きますか？

休みをまたがせず、仕事納めの2〜3日前に置きます。休みの間に回答を待っても集まらず、年明けには店の予約が後ろへずれます。年内に締め切れないなら、年明けに出し直すほうが早く決まります。

年明けの新年会の日程を決めたいです。
下のURLから、参加できる日に○△✕を付けてください。登録なし・1分で終わります。

〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

年内に店を予約したいので、〇/〇（〇）までにお願いします。
締切の時点でいちばん人数が多い日に決めて、年明けにあらためて日時をお知らせします。

締切の2〜3日前に、未回答の人だけへ個別に声をかけます。そのまま使える文面は催促・リマインドの文例集に、メールで依頼する場合の文例は日程調整の依頼メール文例集にあります。

新年会の日程が合わないときはどうしますか？

締切の時点で最も人数が多い日に決めます。部署の会なら、年始の挨拶をする上長が参加できる日を優先します。全員一致を待つと開催が2月にずれ、新年会としての意味が薄れます。

それでも人数が集まらないときは、会の形を変えます。

• 昼の開催にする — 年末年始に夜の会食が続いた人や、お酒を控えたい人も参加しやすい
• 時間を2時間に区切る — 終了時刻が決まっていると、休み明けで忙しい人も予定に入れやすい
• 2月の懇親会に切り替える — 名目を変えれば時期の制約が無くなり、候補日を広く取れる

12月のうちに集まりたい場合の進め方は忘年会の日程調整のやり方にまとめています。

日程と一緒に聞いておくことは？

料理のジャンル、ひとりの予算、食べられないものの3点です。年内に店を予約するには、日程が決まった時点で店の条件もそろっている必要があります。日程と同じ画面で選択式にして聞きます。

会う日では、出欠と同じ画面に店・予算・食べられないものの設問をテンプレートから追加できます（回答は任意）。候補の絞り方は飲み会の店と予算の決め方にまとめています。

日程が決まったあとは何をしますか？

年内に店を予約し、日時・店・会費・集合方法を1通で告知します。そのうえで、仕事始めの日に同じ内容をもう一度送ります。年内の連絡は休みの間に流れてしまうためです。

会う日で日程を確定すると、告知文と Google カレンダー登録リンク・.ics ファイルが自動で作られます。年内のうちに予定表へ入れてもらえば、年明けの再告知は確認だけで済みます。歓迎会を兼ねる場合は、候補日を出す前に主賓の都合を押さえます。手順は歓送迎会の日程調整と幹事の段取りを参照してください。

こういう場合はどうする

よくある質問

新年会はいつまでに開けばよいですか？

1月中が目安です。仕事始めの週は挨拶回りや休み明けの業務が重なるため、1月第2〜4週に開く会が多くなります。2月に入る場合は「新年会」ではなく懇親会や決起会として案内すると違和感がありません。

新年会の日程調整はいつから始めればよいですか？

12月上旬〜中旬です。年末の休みに入ると回答が止まるため、仕事納めの前に締切を置いて年内に確定させます。年明けから始める場合は、開催を1月第3〜4週に置きます。

忘年会をやった集まりでも新年会は必要ですか？

必須ではありません。12月に日程が合わず忘年会を見送った場合や、年始に方針を共有したい職場の会に向いています。両方開くなら、どちらかを昼や短時間の会にすると負担が偏りません。