日程調整の催促・リマインドの文例集

催促はどう送るのが効果的ですか？

締切の2〜3日前に、未回答の人だけへ個別に送ります。全体への一斉再送は回答済みの人にとってノイズになり、次回から読み飛ばされます。文面は短く、催促だと感じさせないほうが返ってきます。

社内向け（締切の2〜3日前）

お疲れさまです。
先日ご案内した〇〇の日程調整について、まだご回答をいただけていないようです。

回答用URL:
締切: 〇月〇日（〇）

30秒ほどで終わりますので、お手すきのときにご回答ください。
すでにご回答済みでしたら、行き違いですみません。

社外向け（丁寧に）

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。〇〇の〇〇です。

先日お送りしました打ち合わせ日程の件、その後いかがでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までにご都合をお知らせいただけますと幸いです。

日程調整URL:

なお、ご都合のよい日が候補にない場合は、その旨お知らせいただければ改めて候補をご用意いたします。
何卒よろしくお願いいたします。

LINE・チャット向け（カジュアル）

〇〇の日程、まだの人だけお願いします🙏
締切は〇/〇（〇）です

締切前日の最終確認

〇〇の日程調整、明日〇月〇日（〇）が締切です。

回答用URL:

明日までにご回答がない場合は、いただいている回答の中から決定させていただきます。
よろしくお願いします。

締切を過ぎてしまったとき

待たずに確定し、決まった日を伝えます。「回答が無かったので決めました」ではなく「この日に決まりました、都合が悪ければ連絡してください」と書くほうが角が立ちません。

〇〇の日程が〇月〇日（〇）〇時〜に決まりましたのでお知らせします。

ご都合が合わないようでしたら、〇月〇日までにご連絡ください。
詳細はこちら: 

確定後・開催前日のリマインド

明日〇月〇日（〇）〇時から〇〇です。

📍 場所:
💰 会費:
🕐 集合:

参加できなくなった方は、本日中にご連絡ください。
お待ちしています。

催促で気をつけることは？

3点あります。締切を必ず書くこと、行き違いへの断り（「すでにご回答済みでしたら失礼しました」）を添えること、そして送る回数を2回までに抑えることです。

3回以上の催促は、相手に「回答しない自由がない」と感じさせます。それでも返事が無い場合は、回答を待たずに確定し、決定事項として伝えるほうが結果的に円滑です。

会う日では誰が未回答かが集計表で一目で分かるため、宛先を選び間違えずに済みます。Slack や Discord に通知を飛ばしておけば、回答が入るたびにチャンネルへ届くので、催促の要否もその場で判断できます。

こういう場合はどうする

よくある質問

催促はいつ送るのがよいですか？

締切の2〜3日前です。締切当日に送っても、その日に予定を確認できない人は間に合いません。2〜3日あれば手帳やカレンダーを見る機会が一度は訪れます。

全員に再送するのと個別に送るのは、どちらがよいですか？

未回答の人だけに個別に送ります。全体への一斉再送は、回答済みの人にとってはノイズでしかなく、次回から読み飛ばされる原因になります。

締切を過ぎても回答が無い場合はどうしますか？

待たずに確定します。「◯日までに回答が無い場合は、参加できるものとして進めます」と最初の依頼文に書いておくと、催促の回数そのものを減らせます。

最初の依頼文は日程調整の依頼メール文例集に、回答率を上げる考え方は日程調整ツール完全ガイドにまとめています。