登録不要で日程調整する方法
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登録なしで出欠を集めるにはどうしますか？
候補日を入れると発行される URL を共有し、回答者はその URL を開いて名前と出欠を選ぶだけ、という方式のツールを使います。作成者・回答者ともにアカウントは要りません。
URL そのものが参加の権利になる仕組みです。裏を返せば URL を知っている人は誰でも開けるということでもあります。ここが登録不要方式の本質的な性質です。
登録不要の日程調整はどう始めますか？
イベント名と候補日時を入れてURLを発行し、そのURLをLINEやメールで送ります。参加者はURLを開いて名前と○△✕を選ぶだけです。アプリのインストールも要らず、ブラウザだけで完結します。
- 候補日時を入れる — 5〜7件が目安。「19:00〜21:00」のように時刻まで入れると、あとの確認が減る
- 締切を決めてURLを送る — 共有から3〜5日後。依頼文にも締切を書く
- 集計を見て確定する — 締切の時点で人数が最も多い日に決め、告知文を送る
会う日ではトップページの作成フォームからそのまま始められます。候補日の出し方や締切の考え方は日程調整ツール完全ガイドに、送る文面は日程調整の依頼メール文例集にまとめています。
登録不要・無料のツールでどこまでできますか？
候補日時の提示、出欠の集計、締切、確定と告知までは足ります。カレンダーの空き時間からの候補作成、自動リマインド、集金や予約は、連絡先やカレンダーを預かる必要があるため登録不要の範囲を超えます。
下の表は、会う日でできること・できないことです。「できる」とした機能はすべて無料で使えます。
| やりたいこと | 会う日 | 補足 |
|---|---|---|
| 候補日時を出して出欠を集める | できる | 開始・終了時刻まで指定できる。終日の候補も混ぜられる |
| 集計して最有力の日を出す | できる | ○を2点、△を1点として自動で判定する |
| 回答の締切を設定する | できる | 締切の無い依頼は後回しにされる。必ず設定したい項目 |
| 店・予算・食べられないものを一緒に聞く | できる | 選択式で5問まで。自由記述の設問は作れない |
| 確定して告知文とカレンダー登録リンクを出す | できる | Googleカレンダーへの追加リンクと .ics ファイル |
| 自分のカレンダーの空き時間から候補を自動で作る | できない | カレンダーと連携するには、その権限を預けるアカウントが要る |
| 未回答の人へ自動でリマインドを送る | できない | 連絡先を預かっていないため。催促は幹事が送る |
| 会費の集金・席の予約 | できない | 決済と予約の機能は持たない |
無料のかわりに広告を掲載しています。ただし、入力欄の中・候補日のカレンダー・送信ボタンの周辺には出しません。回答の途中で誤って広告を押してしまうことを避けるためです。
なぜ登録を求めないほうがよいのですか？
回答までの手数が増えるほど回答率が下がるためです。幹事にとって便利でも、回答が集まらなければ日程は決まりません。登録は最も離脱が出る箇所です。
| 回答者の操作 | 登録が必要なツール | 登録不要のツール | 備考 |
|---|---|---|---|
| URLを開く | 必要 | 必要 | ここは同じ |
| アカウント作成 | メール入力・認証・パスワード設定 | 不要 | 離脱が最も出る箇所 |
| ログイン | 必要（次回以降も） | 不要 | パスワードを忘れて回答を諦める人が出る |
| 出欠を選ぶ | 必要 | 必要 | ここは同じ |
登録不要でも自分の回答だけを守れますか？
守れます。回答したときに発行される編集キーを回答者のブラウザに保存し、そのキーを持つ人だけが編集できる方式です。アカウントを作らなくても「本人だけ」を成立させられます。
ただしブラウザのデータを消すと編集できなくなります。アカウントが無い以上、本人であることを示す手がかりが端末の中にしか無いためです。詳しくは出欠表を他人に書き換えられないようにする方法にまとめています。
登録不要ゆえの制約はありますか？
3つあります。URLを知る人は誰でも開けること、端末を変えると自分の回答を編集できなくなること、パスワードの再発行にあたる救済手段が存在しないことです。
- URLの拡散 — 転送されれば知らない人も開けます。閲覧パスコードを設定できるツールなら、URLとは別の合言葉で制限できます
- 端末が変わると編集できない — 編集キーが端末内にしか無いためです。幹事側から代理で修正できる設計になっているかを確認してください
- 復旧手段が無い — メールアドレスを預かっていないので、運営側が本人確認をして戻すことができません
社内で使うときに確認すべき点は？
保存期間が明示されているか、作成者が手動で削除できるか、参加者ページが検索エンジンにインデックスされない設定になっているかの3点です。ここが不明なツールは稟議で止まります。
会う日は、イベントを開催日から60日（日程が決まらないままなら最終更新から60日）で自動削除し、幹事はそれより前に手動削除もできます。参加者ページにはnoindex を返しており、検索結果には出ません。
こういう場合はどうする
| こういう場合は | これを使う | 理由 |
|---|---|---|
| 社外の人・不特定多数に回答してもらう | 登録不要のツール | 相手にアカウント作成を求めると回答率が大きく下がる |
| URLの転送が心配 | 閲覧パスコードを設定する | URLを知っていても合言葉が無いと開けない。会う日は作成時に設定できる |
| 飲み会・同窓会など、幹事が候補日を決められる集まり | 登録不要・無料の出欠表 | 候補を出してURLを送るだけで足りる。会う日はこの用途に合わせて作られている |
| 自分の空き時間を相手に選んでもらいたい（商談・面談） | カレンダー連携タイプ | 空き時間の自動抽出にはカレンダーの権限が要る。会う日は連携機能を持たない |
| 参加者を名簿で厳密に管理したい | 認証のある社内システムを使う | 会う日は誰が開いたかを記録しない。名簿管理には向かない |
| 回答履歴を長期間残したい | 表計算ソフトなど別の方法で保存する | 会う日は保持期間を過ぎると自動削除され、復元できない |
よくある質問
- 登録不要・無料の日程調整ツールはどうやって使いますか？
- イベント名と候補日時を入れてURLを発行し、そのURLを参加者に送ります。参加者はURLを開いて名前と○△✕を選ぶだけです。作成者も回答者も、アカウント登録とアプリのインストールは要りません。
- 無料の日程調整ツールで、どこまでできますか？
- 候補日時の提示、○△✕の集計、締切の設定、日程の確定と告知までは無料の範囲で足ります。カレンダーの空き時間から候補を自動で出す機能や、予約・決済は、登録が必要な別のタイプのツールの領域です。
- なぜ回答者に登録を求めないほうがよいのですか？
- 回答するまでの手数が増えるほど回答率が下がるためです。幹事にとって便利な機能でも、回答が集まらなければ日程は決まりません。回答者側の摩擦を減らすことが最優先です。
- 登録不要だと、誰でも回答を書き換えられてしまいませんか？
- ツールによります。URLを知っている全員が全員の回答を編集できる方式と、回答時に発行される編集キーを持つ本人だけが編集できる方式があります。後者なら登録なしでも本人だけに限定できます。
- 登録不要のツールにデータはいつまで残りますか？
- ツールごとに異なります。保存期間が明示されていないものは、社内利用の稟議で問題になることがあります。会う日は開催日から60日（未確定なら最終更新から60日）で自動削除します。
ツールの分類と選定基準は日程調整ツールの選び方にまとめています。
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