飲み会の日程調整のやり方

飲み会の日程はどう決めるのが早いですか？

幹事が候補日を5〜7件に絞って出し、締切を書いて共有します。全員の返事を待つのではなく、締切の時点で最も人数が多い日に決めます。これだけで3〜4日で確定します。

日程が決まらない原因のほとんどは、候補が多すぎることと締切が無いことです。どちらも幹事の側で先に潰せます。

いつから動けばよいですか？

開催の3〜4週間前に候補日を出し、2〜3週間前には確定させます。1週間を切ると先約が入っている人が増え、店の予約も取りにくくなります。

時間帯はどう選べばよいですか？

平日夜と週末を混ぜて出します。どちらか片方しか参加できない人が必ずいるためです。開始時刻は「19:00」のように明記します。「夜」だけでは人によって想定が1時間以上ずれます。

締切はいつに設定しますか？

共有した日から3〜5日後です。1週間以上先にすると全員が後回しにして、結局締切前日に集中します。締切の2〜3日前に、未回答の人だけへ個別に声をかけると回収率が上がります。

そのまま使える依頼文と催促文は日程調整の依頼メール文例集と催促・リマインドの文例集にまとめています。

全員の都合が合わないときは？

主賓・幹事など、いないと成立しない人が参加できる日にまず絞り、その中で人数が最も多い日を選びます。全員一致を目指すと、日程が決まらないまま開催時期を逃します。

それでも決まらないときは、候補日を足すのではなく会の形を変えるほうが早く解決します。開始を30分遅らせる、時間を2時間に短くする、二次会からの参加を認める、といった調整です。

日程が決まったあとは？

日時・店・ひとりの予算・集合方法の4点を1通にまとめて送ります。決定の連絡が何度にも分かれると、当日の遅刻や直前の欠席が増えます。

店や予算の決め方は飲み会の店と予算の決め方に、当日までの段取りは幹事チェックリストにまとめています。

こういう場合はどうする

よくある質問

飲み会の日程はいつまでに決めるべきですか？

開催の2〜3週間前には確定させます。1週間を切ると先約が入っている人が増え、店の予約も取りにくくなります。人数の多い会ほど早く動く必要があります。

候補日は何件出せばよいですか？

5〜7件です。3件以下だと全員が合わない確率が上がり、10件を超えると回答する側の負担が増えて未回答が出ます。平日夜と週末を混ぜると少ない候補でも合いやすくなります。

全員の都合が合う日が無いときはどうしますか？

主賓や幹事など、いないと成立しない人が参加できる日に絞り、その中で人数が最も多い日を選びます。全員一致を待つと日程が決まらないまま開催時期を逃します。