幹事チェックリスト

幹事は何から手をつければよいですか？

目的・規模・「いないと成立しない人」を先に決め、その人の都合を押さえてから候補日を出します。順番を逆にすると、多数決で決まった日をやり直すことになります。

以下は時系列のチェックリストです。抜けたときに何が起きるかを併記しました。全部やる必要はありませんが、飛ばす場合は起きることを承知のうえで飛ばしてください。

初めて幹事をするとき、最低限やることは？

日程を決める、店を予約する、会費を伝える、前日に連絡する、の4つです。この4つが済んでいれば会は成立します。挨拶の依頼や二次会の手配は、余裕があるときに足せば十分です。

当日、幹事は何を持っていけばよいですか？

予約の控え、参加者と会費の一覧、おつり用の小銭と千円札、店の電話番号の4つです。当日は幹事が動き回れないので、スマートフォンですぐ開ける場所にまとめておきます。

幹事の負担を減らすには？

聞くことを1回にまとめます。日程・店・予算・食べられないものを別々に聞くと連絡が4往復になり、そのたびに回答者が減ります。ひとつの URL でまとめて聞けば1回で終わります。

会う日では、出欠と同じ画面で店や予算のアンケートを取れます。日程を確定すると告知文とカレンダー登録リンクが自動で作られるので、「決めて、伝える」までが1画面で完結します。聞き方の詳細は飲み会の店と予算の決め方にまとめています。

こういう場合はどうする

よくある質問

飲み会の幹事は何をすればよいですか？

日程を決める、店を予約する、会費を伝える、前日に連絡する、の4つが最低限です。3〜4週間前に候補日を出し、2〜3週間前に確定して店を予約し、1週間前に会費を伝え、前日に日時と場所を再送します。

幹事が最初にやることは何ですか？

目的と規模、そして「いないと成立しない人」を決めることです。ここが曖昧なまま候補日を出すと、あとから日程をやり直すことになります。

当日に最も多いトラブルは何ですか？

集合場所での行き違いと、人数の直前変更です。どちらも前日のリマインドで大きく減らせます。店の名前だけでなく、地図のリンクと集合方法まで書いてください。

会費が足りなくなったときはどうしますか？

足りない分を幹事が立て替えるのが一般的ですが、そもそも会費は当日の実費より少し多めに設定しておきます。余った分は次回に繰り越すか、その場で返すと決めておくと揉めません。

用途別の進め方は飲み会の日程調整のやり方・忘年会の日程調整のやり方・歓送迎会の日程調整と幹事の段取りに、催促の文面は催促・リマインドの文例集にあります。