幹事チェックリスト

幹事は何から手をつければよいですか？

目的・規模・「いないと成立しない人」を先に決め、その人の都合を押さえてから候補日を出します。順番を逆にすると、多数決で決まった日をやり直すことになります。

以下は時系列のチェックリストです。抜けたときに何が起きるかを併記しました。全部やる必要はありませんが、飛ばす場合は起きることを承知のうえで飛ばしてください。

幹事の負担を減らすには？

聞くことを1回にまとめます。日程・店・予算・食べられないものを別々に聞くと連絡が4往復になり、そのたびに回答者が減ります。ひとつの URL でまとめて聞けば1回で終わります。

会う日では、出欠と同じ画面で店や予算のアンケートを取れます。日程を確定すると告知文とカレンダー登録リンクが自動で作られるので、「決めて、伝える」までが1画面で完結します。聞き方の詳細は飲み会の店と予算の決め方にまとめています。

こういう場合はどうする

よくある質問

幹事が最初にやることは何ですか？

目的と規模、そして「いないと成立しない人」を決めることです。ここが曖昧なまま候補日を出すと、あとから日程をやり直すことになります。

当日に最も多いトラブルは何ですか？

集合場所での行き違いと、人数の直前変更です。どちらも前日のリマインドで大きく減らせます。店の名前だけでなく、地図のリンクと集合方法まで書いてください。

会費が足りなくなったときはどうしますか？

足りない分を幹事が立て替えるのが一般的ですが、そもそも会費は当日の実費より少し多めに設定しておきます。余った分は次回に繰り越すか、その場で返すと決めておくと揉めません。

用途別の進め方は飲み会の日程調整のやり方と歓送迎会の日程調整と幹事の段取りに、催促の文面は催促・リマインドの文例集にあります。