日程調整ツールの選び方

日程調整ツールはどう選べばよいですか？

回答者に登録が要らないこと、自分の回答だけを編集できること、時間帯を構造化して持てること、締切とカレンダー連携があることの4点で選びます。参加者が多いほど2番目が効いてきます。

日程調整ツールは数が多く、名前で選ぶと用途に合わないことがあります。まず「どのタイプか」を見分け、そのうえで下記の4点を確認するのが確実です。

日程調整ツールにはどんな種類がありますか？

出欠表タイプ（候補日にURLで○△✕を集める）、メッセンジャー内蔵タイプ（チャットアプリの機能）、カレンダー連携タイプ（空き時間から候補を自動生成する商談向け）の3つです。飲み会や社内の集まりなら出欠表タイプが適しています。

無料のツールと有料のツールは何が違いますか？

用途が違います。無料のものは候補日を出して複数人の出欠を集める用途に、有料のものはカレンダーの空き時間から候補を自動で作る用途に向きます。飲み会や社内の集まりなら無料のもので足ります。

どちらが上位というわけではなく、「誰が候補を決めるか」が逆です。出欠表タイプは主催者が候補を決めて全員に聞き、カレンダー連携タイプは空いている時間を相手に選ばせます。登録なしで始める手順は登録不要で日程調整する方法にまとめています。

仕事の打ち合わせにはどのタイプが向いていますか？

相手が1人または1社で、自分の空き時間から選んでもらうならカレンダー連携タイプです。複数の会社や部署から3人以上が集まり、主催者が候補日を決められる会議なら、登録不要の出欠表タイプのほうが早く集まります。

社外の人に回答してもらう場合は、相手にアカウントを作らせないことがまず条件になります。あわせて、データの保存期間が明示されているか、参加者ページが検索結果に出ない設定になっているかを確認します。相手が1人で候補が2〜3件なら、ツールを使わずメール本文に候補日を書くほうが早く決まります。文例は日程調整の依頼メール文例集にあります。

選ぶ前に何を確認すればよいですか？

回答者の登録が不要か、自分の回答だけを編集できるか、時間帯を開始・終了の時刻で持てるか、締切とカレンダー登録があるか、の4点です。上から順に、回答の集まりやすさに効きます。

1. 1回答者の登録が不要か

   回答する側に手間があると回答率が落ちる。幹事にとって便利でも、回答が集まらなければ日程は決まらない

2. 2自分の回答だけを編集できるか

   URLを知る全員が全員の回答を編集できる仕様だと、同姓の参加者による上書き事故が起きる。参加者が10人を超えると現実に発生する

3. 3時間帯を構造化して持てるか

   「日付＋自由テキスト」だと表記が揺れ、時間が集計にもカレンダー出力にも使えない

4. 4締切とカレンダー連携があるか

   締切が無いと回答が後回しにされる。確定後にカレンダー登録リンクが出ないと、各自が手で予定を入れることになる

なぜ「回答の編集権限」が重要なのですか？

出欠表タイプの多くは、URLを知っていれば誰でも全員の回答を編集・削除できます。悪意がなくても、同姓の参加者が自分の行だと勘違いして上書きする事故が起こります。参加者が10人を超えると現実に発生します。

会社の集まりや大人数のイベントで日程調整ツールが使いにくいと言われる原因の多くはここにあります。ツールを選ぶ前に、回答したあとで他人の行を編集できてしまわないかを実際に試してみると分かります。

時間帯まで決めたい場合は？

候補日に開始時刻と終了時刻を構造化して持てるツールを選びます。「日付＋自由テキスト」で時間を手入力する方式だと表記が人によって揺れ、集計にもカレンダー出力にも使えません。

使う前に自分で確かめるにはどうしますか？

テスト用のイベントを1つ作り、別のブラウザから回答してみます。5分で終わります。説明文を読み比べるより、回答する側として実際に触ったほうが、参加者がつまずく箇所が分かります。

編集権限の確かめ方と、本人限定にしたときの制約は出欠表を他人に書き換えられないようにする方法に詳しく書いています。

用途別の選び方

よくある質問

日程調整ツールを選ぶときに最初に見るべき点は？

回答者にアカウント登録が必要かどうかです。作成者だけが登録すれば済むツールと、回答者にも登録を求めるツールがあり、後者は回答率が明確に下がります。

無料のツールと有料のツールは何が違いますか？

無料ツールは「候補日を出して出欠を集める」用途に特化しており、有料ツールはカレンダーと連携して空き時間から自動で候補を作る機能を持ちます。飲み会や社内の集まりであれば無料ツールで十分です。

仕事の打ち合わせにはどのタイプの日程調整ツールが向いていますか？

相手が1人または1社で、自分の空き時間から選んでもらうならカレンダー連携タイプです。複数の会社や部署から3人以上が集まる会議で、主催者が候補日を決められるなら、登録不要の出欠表タイプのほうが早く集まります。

他人に自分の回答を書き換えられないツールはありますか？

あります。ただし出欠表タイプのツールには、URLを知っていれば誰でも全員の回答を編集できる仕様のものが少なくありません。参加者が多い場合は、本人の回答だけを編集できる方式かどうかを事前に確認してください。

幹事の進め方全体は日程調整ツール完全ガイドに、店や予算の決め方は飲み会の店と予算の決め方に、そのまま使える依頼文は日程調整の依頼メール文例集にまとめています。