日程調整の依頼メール文例集
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日程調整の依頼メールに必ず書くことは?
目的・候補日時・回答の締切・所要時間・回答用URLの5点です。とくに締切が抜けると回答が後回しにされ、催促の手間が増えます。
どの文例を使えばよいですか?
相手との距離ではなく、相手が判断に必要とする情報量で選びます。社外向けは所要時間まで、社内向けは締切を件名に、チャットは回答にかかる時間を添えるのが要点です。
| こういう場面 | 使う文例 | 押さえること |
|---|---|---|
| 社外の取引先・初めて連絡する相手 | 社外向け(丁寧) | 目的と所要時間を先に書く。相手が拘束時間を判断できないと返事が遅れる |
| 社内の同僚・部署内の集まり | 社内向け(簡潔) | 件名に締切を入れる。本文を読まずに件名だけで動く人が一定数いる |
| 友人・チャットでの気軽な誘い | カジュアル(LINE・チャット) | 「登録なし・1分」と添える。開く前に離脱されるのを防ぐ |
| 締切が近いのに回答が揃わない | 催促の文例 | 未回答の人だけへ個別に送る。全員への一斉再送は逆効果 |
| 日程が決まった | 確定の連絡 | 日時・場所・会費を1通にまとめる。分けて送ると当日の欠席が増える |
| 自分が参加できなくなった | 欠席のお詫び | 理由を長く書かない。決まった時点で早く伝えるほうが幹事は助かる |
社外向け(丁寧)
社外向けの依頼文
件名:【日程のご相談】お打ち合わせの候補日について 株式会社〇〇 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の□□です。 先日ご相談いたしました件について、 下記の候補日でお打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。 所要時間は1時間程度を想定しております。 ■ 候補日時 以下のURLからご都合をお知らせください。 (ご登録は不要です。○△✕を選ぶだけで完了します) 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 ■ 回答期限 〇月〇日(〇)まで ご多用のところ恐れ入りますが、 何卒よろしくお願いいたします。 -- 株式会社△△ □□
社内向け(簡潔)
社内向けの依頼文
件名:【要回答】〇〇の日程調整(〆切 〇/〇) お疲れさまです。□□です。 〇〇の日程を決めたいので、下記URLから出欠の回答をお願いします。 所要時間:1時間程度 回答期限:〇月〇日(〇)中 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 全員の回答が揃い次第、確定してご連絡します。 よろしくお願いします。
カジュアル(LINE・チャット)
LINE・チャット向け
〇〇の日程決めたいので、都合いい日を教えてください🙏 下のURLから○△✕を選ぶだけです(登録なし・1分で終わります) 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 〇/〇(〇)までにお願いします!
催促の文例
催促は締切の2〜3日前に、未回答の人だけへ個別に送ります。全員への一斉再送は、回答済みの人にとってノイズになります。
未回答者への催促
件名:【リマインド】〇〇の日程調整(〆切 〇/〇) お疲れさまです。□□です。 〇〇の日程調整について、 まだご回答をいただけていないようでしたので、 念のためご連絡いたしました。 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 〇月〇日(〇)までにご回答いただけますと助かります。 すでにご回答済みでしたら、行き違いですのでご容赦ください。 よろしくお願いいたします。
確定の連絡
日程確定の告知
件名:【確定】〇〇の日程が決まりました(〇/〇) お疲れさまです。□□です。 ご回答ありがとうございました。 〇〇の日程が下記に決まりましたのでお知らせします。 日時:〇月〇日(〇)19:00〜21:00 場所:〇〇〇〇 会費:〇,〇〇〇円 カレンダーへの登録をお願いします。 当日はよろしくお願いします。
欠席のお詫び
欠席の連絡
お疲れさまです。□□です。 〇月〇日の〇〇ですが、 どうしても都合がつかず欠席させていただきます。 直前のご連絡となり申し訳ありません。 次回はぜひ参加させてください。 よろしくお願いいたします。
こういう場合はどうする
| こういう場合は | これを使う | 理由 |
|---|---|---|
| 相手が1人で、候補が2〜3件 | メール本文に候補日を直接書く | URLを作って開かせる手間のほうが大きい。返信1通で決まる |
| 相手が4人以上、または候補が5件以上 | 回答用URLを添える | 本文に並べると相手が全件に返事を書くことになる。集計も幹事の手作業になる |
| 社外で、相手にアカウントを作らせたくない | 登録不要で開けるURL | 登録を求めた時点で返事が止まる。取引先には特に頼みにくい |
| 相手の空き時間から候補を出してほしい | カレンダー連携タイプ | 会う日は候補をこちらが決める方式。相手の予定を読む機能は持たない |
よくある質問
- 日程調整の依頼メールに必ず書くべきことは?
- 目的、候補日時、回答の締切、所要時間、回答用URLの5点です。特に締切が抜けると回答が後回しにされ、催促の手間が増えます。
- 催促のメールはいつ送ればよいですか?
- 締切の2〜3日前に、未回答の人だけへ個別に送ります。全員への一斉再送は、回答済みの人にとってノイズになり印象が悪くなります。
回答率を上げる進め方の全体像は日程調整ツール完全ガイドにまとめています。
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