会う日

日程調整の依頼メール文例集

公開 更新

日程調整の依頼メールに必ず書くことは?

目的・候補日時・回答の締切・所要時間・回答用URLの5点です。とくに締切が抜けると回答が後回しにされ、催促の手間が増えます。

どの文例を使えばよいですか?

相手との距離ではなく、相手が判断に必要とする情報量で選びます。社外向けは所要時間まで、社内向けは締切を件名に、チャットは回答にかかる時間を添えるのが要点です。

こういう場面使う文例押さえること
社外の取引先・初めて連絡する相手社外向け(丁寧)目的と所要時間を先に書く。相手が拘束時間を判断できないと返事が遅れる
社内の同僚・部署内の集まり社内向け(簡潔)件名に締切を入れる。本文を読まずに件名だけで動く人が一定数いる
友人・チャットでの気軽な誘いカジュアル(LINE・チャット)「登録なし・1分」と添える。開く前に離脱されるのを防ぐ
締切が近いのに回答が揃わない催促の文例未回答の人だけへ個別に送る。全員への一斉再送は逆効果
日程が決まった確定の連絡日時・場所・会費を1通にまとめる。分けて送ると当日の欠席が増える
自分が参加できなくなった欠席のお詫び理由を長く書かない。決まった時点で早く伝えるほうが幹事は助かる

社外向け(丁寧)

社外向けの依頼文
件名:【日程のご相談】お打ち合わせの候補日について

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。

先日ご相談いたしました件について、
下記の候補日でお打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
所要時間は1時間程度を想定しております。

■ 候補日時
以下のURLからご都合をお知らせください。
(ご登録は不要です。○△✕を選ぶだけで完了します)

〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

■ 回答期限
〇月〇日(〇)まで

ご多用のところ恐れ入りますが、
何卒よろしくお願いいたします。

--
株式会社△△ □□

社内向け(簡潔)

社内向けの依頼文
件名:【要回答】〇〇の日程調整(〆切 〇/〇)

お疲れさまです。□□です。

〇〇の日程を決めたいので、下記URLから出欠の回答をお願いします。
所要時間:1時間程度
回答期限:〇月〇日(〇)中

〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

全員の回答が揃い次第、確定してご連絡します。
よろしくお願いします。

カジュアル(LINE・チャット)

LINE・チャット向け
〇〇の日程決めたいので、都合いい日を教えてください🙏
下のURLから○△✕を選ぶだけです(登録なし・1分で終わります)

〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

〇/〇(〇)までにお願いします!

催促の文例

催促は締切の2〜3日前に、未回答の人だけへ個別に送ります。全員への一斉再送は、回答済みの人にとってノイズになります。

未回答者への催促
件名:【リマインド】〇〇の日程調整(〆切 〇/〇)

お疲れさまです。□□です。

〇〇の日程調整について、
まだご回答をいただけていないようでしたので、
念のためご連絡いたしました。

〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

〇月〇日(〇)までにご回答いただけますと助かります。
すでにご回答済みでしたら、行き違いですのでご容赦ください。

よろしくお願いいたします。

確定の連絡

日程確定の告知
件名:【確定】〇〇の日程が決まりました(〇/〇)

お疲れさまです。□□です。
ご回答ありがとうございました。

〇〇の日程が下記に決まりましたのでお知らせします。

日時:〇月〇日(〇)19:00〜21:00
場所:〇〇〇〇
会費:〇,〇〇〇円

カレンダーへの登録をお願いします。
当日はよろしくお願いします。

欠席のお詫び

欠席の連絡
お疲れさまです。□□です。

〇月〇日の〇〇ですが、
どうしても都合がつかず欠席させていただきます。

直前のご連絡となり申し訳ありません。
次回はぜひ参加させてください。

よろしくお願いいたします。

こういう場合はどうする

こういう場合はこれを使う理由
相手が1人で、候補が2〜3件メール本文に候補日を直接書くURLを作って開かせる手間のほうが大きい。返信1通で決まる
相手が4人以上、または候補が5件以上回答用URLを添える本文に並べると相手が全件に返事を書くことになる。集計も幹事の手作業になる
社外で、相手にアカウントを作らせたくない登録不要で開けるURL登録を求めた時点で返事が止まる。取引先には特に頼みにくい
相手の空き時間から候補を出してほしいカレンダー連携タイプ会う日は候補をこちらが決める方式。相手の予定を読む機能は持たない

よくある質問

日程調整の依頼メールに必ず書くべきことは?
目的、候補日時、回答の締切、所要時間、回答用URLの5点です。特に締切が抜けると回答が後回しにされ、催促の手間が増えます。
催促のメールはいつ送ればよいですか?
締切の2〜3日前に、未回答の人だけへ個別に送ります。全員への一斉再送は、回答済みの人にとってノイズになり印象が悪くなります。

回答率を上げる進め方の全体像は日程調整ツール完全ガイドにまとめています。

文面に貼るURLを、登録なしで1分でつくれます

日程調整をつくる