LINEで日程調整する方法

LINEで日程調整するにはどうすればよいですか？

候補日を文章で並べるのではなく、出欠表のURLを1本だけ送ります。トークに候補日を書くと、回答が「その日大丈夫です」という発言の形で流れてしまい、幹事が過去ログを遡って数えることになるためです。

LINEは連絡が届く速さでは優れていますが、集計には向いていません。発言は時系列に積み上がるだけで、誰がどの候補に答えたかという表の形にはならないからです。 届けるのはLINE、集めるのは出欠表、と役割を分けると幹事の作業がほぼゼロになります。

グループトークで直接聞くとなぜ決まらないのですか？

発言が流れて未回答者が分からなくなるためです。人数が増えるほど、幹事は「誰がまだ答えていないか」を調べるために過去ログを全部読み返すことになります。

トークだけで進めたときに実際に起きるのは、次の4つです。

• 回答が雑談に埋もれる— 日程の返事と関係のない発言が間に入り、幹事が拾い損ねる
• 既読と回答が区別できない— 既読は付いているのに答えていない人がいちばん多い
• あとから入った人が遡れない— 候補日の発言まで戻らないと何を聞かれているのか分からない
• 変更が反映されない— 「やっぱりその日は無理になりました」が後ろのほうに流れ、古い回答のまま確定してしまう

どの方法を選べばよいですか？

参加者が5人以下で全員が同じグループにいるならトークで直接聞くのが最速です。6人以上、または連絡手段が分かれているなら、出欠表のURLを送るほうが確実に早く終わります。

メッセンジャーに内蔵された日程調整機能は、通知まで同じアプリで完結する点が強みです。ただしそのアプリを使っていない人は参加できません。同じ集まりの中に一人でもアプリ外の人がいると、その人だけ別の方法で聞くことになり、結局2箇所を突き合わせる手間が発生します。ツールの種類ごとの違いは日程調整ツールの選び方にまとめています。

LINEに送る文面はどう書けばよいですか？

URLと締切の2つを必ず入れます。「登録なしで1分」と添えると開いてもらえる率が上がります。締切の無い依頼は、急いでいないという意味に読まれて後回しにされます。

〇〇の日程を決めたいです🙏
下のURLから○△✕を選ぶだけ、登録なし・1分で終わります。

〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

〇/〇（〇）までにお願いします！
全員分そろったら、いちばん多い日に決めて連絡します。

最後の1行が効きます。「全員一致を待つわけではない」と先に伝えておくと、都合の悪い人も遠慮なく✕を付けられるようになり、回答が早く戻ってきます。

未回答の人にはどう催促しますか？

締切の2〜3日前に、未回答の人だけへ個別に送ります。グループへの一斉再送は、すでに答えた人にとってはノイズにしかならず、催促の効き目も落ちます。

既読が付いていても回答済みとは限りません。誰が答えたかは出欠表の側で確認します。そのまま使える催促の文面は催促・リマインドの文例集に、依頼メールの文例は日程調整の依頼メール文例集にまとめています。

あとからグループに入った人にはどう回答してもらいますか？

出欠表のURLをもう一度送ります。LINEでは、グループに参加する前のトークは表示されません。候補日をトークに書いて進めていると、あとから入った人は何を聞かれているのかを知る手段がありません。

URLで集めていれば、送り直すのは1行で済みます。開いた先には候補日と全員の回答がすでに並んでいるので、経緯を説明し直す必要がありません。途中から入る人が出そうな集まりでは、次の2つを先にやっておくと再送も不要になります。

• ノートにURLと締切を書いておく — ノートはあとから参加した人にも表示される
• URLを送った発言をアナウンスに設定する — トークの上部に固定され、雑談で流れなくなる

トークだけで進めていた場合は、それまでの回答を幹事が書き出して送り直すことになります。人が増えるたびにこの作業が発生するので、参加者が確定していない段階ほどURLで集めるほうが楽になります。

LINEを使っていない人がいるときは？

URL形式の出欠表であれば、LINE・メール・SMSのどれで送っても同じページが開きます。参加者が使っているアプリを揃える必要がないため、社外の人や家族が混ざる集まりでも1つの表にまとまります。

逆に、アプリ内で完結する方式を選ぶと、この時点で分岐が発生します。参加者の顔ぶれが最初から決まっていない集まりでは、URLで配れる方式のほうが後戻りが少なくなります。

こういう場合はどうする

よくある質問

LINEのグループトークだけで日程調整はできますか？

4〜5人までなら可能です。それを超えると発言が流れて未回答者が分からなくなり、幹事が過去ログを遡って手作業で集計することになります。人数が多いほど出欠表のURLを1本送るほうが早く終わります。

グループに入っていない人にも回答してもらえますか？

URL形式の出欠表なら可能です。URLはLINE・メール・SMSのどれで送っても同じものが開くため、参加者がどのアプリを使っているかを揃える必要がありません。

あとからLINEグループに入った人は日程調整に回答できますか？

トークに書いた候補日は、あとから参加した人には表示されません。出欠表のURLをもう一度送るか、ノートやアナウンスにURLを残しておけば、参加した時点から同じ表に回答できます。

LINEで送った日程調整のURLが開かれているか分かりますか？

既読は付きますが、既読と回答は別物です。誰が回答済みかは出欠表の側で確認します。既読が付いている人にまとめて催促すると、回答済みの人にも届いてしまいます。