LINEで日程調整する方法

LINEで日程調整するにはどうすればよいですか？

候補日を文章で並べるのではなく、出欠表のURLを1本だけ送ります。トークに候補日を書くと、回答が「その日大丈夫です」という発言の形で流れてしまい、幹事が過去ログを遡って数えることになるためです。

LINEは連絡が届く速さでは優れていますが、集計には向いていません。発言は時系列に積み上がるだけで、誰がどの候補に答えたかという表の形にはならないからです。 届けるのはLINE、集めるのは出欠表、と役割を分けると幹事の作業がほぼゼロになります。

グループトークで直接聞くとなぜ決まらないのですか？

発言が流れて未回答者が分からなくなるためです。人数が増えるほど、幹事は「誰がまだ答えていないか」を調べるために過去ログを全部読み返すことになります。

トークだけで進めたときに実際に起きるのは、次の4つです。

• 回答が雑談に埋もれる— 日程の返事と関係のない発言が間に入り、幹事が拾い損ねる
• 既読と回答が区別できない— 既読は付いているのに答えていない人がいちばん多い
• あとから入った人が遡れない— 候補日の発言まで戻らないと何を聞かれているのか分からない
• 変更が反映されない— 「やっぱりその日は無理になりました」が後ろのほうに流れ、古い回答のまま確定してしまう

どの方法を選べばよいですか？

参加者が5人以下で全員が同じグループにいるならトークで直接聞くのが最速です。6人以上、または連絡手段が分かれているなら、出欠表のURLを送るほうが確実に早く終わります。

メッセンジャーに内蔵された日程調整機能は、通知まで同じアプリで完結する点が強みです。ただしそのアプリを使っていない人は参加できません。同じ集まりの中に一人でもアプリ外の人がいると、その人だけ別の方法で聞くことになり、結局2箇所を突き合わせる手間が発生します。ツールの種類ごとの違いは日程調整ツールの選び方にまとめています。

LINEに送る文面はどう書けばよいですか？

URLと締切の2つを必ず入れます。「登録なしで1分」と添えると開いてもらえる率が上がります。締切の無い依頼は、急いでいないという意味に読まれて後回しにされます。

〇〇の日程を決めたいです🙏
下のURLから○△✕を選ぶだけ、登録なし・1分で終わります。

〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

〇/〇（〇）までにお願いします！
全員分そろったら、いちばん多い日に決めて連絡します。

最後の1行が効きます。「全員一致を待つわけではない」と先に伝えておくと、都合の悪い人も遠慮なく✕を付けられるようになり、回答が早く戻ってきます。

未回答の人にはどう催促しますか？

締切の2〜3日前に、未回答の人だけへ個別に送ります。グループへの一斉再送は、すでに答えた人にとってはノイズにしかならず、催促の効き目も落ちます。

既読が付いていても回答済みとは限りません。誰が答えたかは出欠表の側で確認します。そのまま使える催促の文面は催促・リマインドの文例集に、依頼メールの文例は日程調整の依頼メール文例集にまとめています。

LINEを使っていない人がいるときは？

URL形式の出欠表であれば、LINE・メール・SMSのどれで送っても同じページが開きます。参加者が使っているアプリを揃える必要がないため、社外の人や家族が混ざる集まりでも1つの表にまとまります。

逆に、アプリ内で完結する方式を選ぶと、この時点で分岐が発生します。参加者の顔ぶれが最初から決まっていない集まりでは、URLで配れる方式のほうが後戻りが少なくなります。

こういう場合はどうする

よくある質問

LINEのグループトークだけで日程調整はできますか？

4〜5人までなら可能です。それを超えると発言が流れて未回答者が分からなくなり、幹事が過去ログを遡って手作業で集計することになります。人数が多いほど出欠表のURLを1本送るほうが早く終わります。

グループに入っていない人にも回答してもらえますか？

URL形式の出欠表なら可能です。URLはLINE・メール・SMSのどれで送っても同じものが開くため、参加者がどのアプリを使っているかを揃える必要がありません。

LINEで送った日程調整のURLが開かれているか分かりますか？

既読は付きますが、既読と回答は別物です。誰が回答済みかは出欠表の側で確認します。既読が付いている人にまとめて催促すると、回答済みの人にも届いてしまいます。