エクセル・スプレッドシートで日程調整する方法

エクセルで日程調整はできますか？

できます。参加者が10人以下で、全員が同じファイルを開ける環境なら十分です。すでに共有ドライブで作業しているチームなら、新しいツールを増やさないほうがむしろ早く終わります。

表計算ソフトの利点は、項目を自由に足せることです。会費、送迎の要否、持ち物、座席の希望まで、思いついた列をその場で追加できます。決めることが日程以外にも多い集まりでは、この自由度が効きます。

限界が来るのは、参加者が増えたときと、社外の人が混ざったときの2つです。理由は次の順に説明します。

表はどう作ればよいですか？

1行を1人、1列を1つの候補日時にします。候補日時は「11/8（金）19:00〜21:00」まで書き切り、○△✕は入力規則のプルダウンにします。自由入力にすると表記が揺れて集計できなくなります。

あわせて、シートの1行目に締切を書きます。ファイルを開いた瞬間に目に入る位置に無いと、依頼文に書いた締切は読まれません。集計用にCOUNTIF で○の数を数える行を最下部に足しておくと、確定の判断がその場でできます。

配布と共有、どちらがよいですか？

共有スプレッドシートに直接書いてもらうほうが転記の手間がありません。ただし全員がすべてのセルを書き換えられる状態になるため、参加者が増えるほど上書き事故の確率が上がります。

どんな事故が起きますか？

他人の行への上書き、同姓の取り違え、行ごとの誤削除の3つです。いずれも編集履歴を開かないと気づけないため、確定したあとに「回答したのに反映されていない」と分かる形で発覚します。

原因は操作ミスではなく、仕組みにあります。表計算ソフトにはセル単位の編集権限が無いため、ファイルを開けた人は全員が全部のセルを書き換えられます。誰がどこを直したかは履歴に残りますが、幹事が能動的に見に行かないかぎり通知されません。

次の3つで、起きる確率をかなり下げられます。

• 名前の列に所属や下の名前まで入れてもらう（同姓の取り違えが消える）
• 名前列と候補日時の見出し行を保護する（表そのものが壊れなくなる）
• 回答期間中に一度、幹事がコピーを保存しておく（消えても戻せる）

仕組みとして防ぎたい場合の考え方は出欠表を他人に書き換えられないようにする方法にまとめています。

スプレッドシートのままでよいのはどんなときですか？

参加者が固定の社内メンバーだけで、日程以外に決める項目が多い場合です。この条件なら、ツールに移すほうが手間が増えます。列を自由に足せる利点のほうが、上書き事故のリスクを上回ります。

逆に、次のどれかに当てはまるなら表計算ソフトでは苦しくなります。参加者が10人を超える、社外の人やアカウントを持たない人が混ざる、スマートフォンから回答する人が多い（横に長い表はスマートフォンでの操作事故が最も多い形です）、の3つです。

こういう場合はどうする

よくある質問

エクセルで日程調整をしても問題ありませんか？

参加者が固定で、全員が同じファイルを開ける環境なら問題ありません。社内メンバーだけの集まりや、すでに共有ドライブで作業しているチームでは、新しいツールを増やさないほうが早く終わります。

共有スプレッドシートで他人の回答が消えるのはなぜですか？

表計算ソフトにはセル単位の編集権限が無く、開いた人は全員がすべてのセルを書き換えられるためです。行を挿入したつもりが上書きだった、選択範囲ごと削除した、といった操作で他人の回答が消えます。

表計算ソフトで日程調整するときの上限は何人くらいですか？

目安は10人です。それを超えると同姓の取り違えや行の上書きが実際に起きはじめ、幹事が編集履歴を確認する時間のほうが集計より長くなります。